Krankmeldung und Entgeltfortzahlung: Was Arbeitgeber wissen müssen

Die Krankmeldung eines Mitarbeiters ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung, die sowohl organisatorische als auch rechtliche Fragen aufwirft. Als Geschäftsführer oder Inhaber eines mittelständischen Unternehmens müssen Sie die Spielregeln genau kennen, um Compliance zu gewährleisten und unnötige Kosten zu vermeiden. Es geht nicht nur darum, die Entgeltfortzahlung korrekt abzuwickeln, sondern auch darum, potenzielle Auffälligkeiten zu erkennen und richtig zu reagieren.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und Nachweispflichten

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) der Standard. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter die Pflicht zur Vorlage einer physischen AU-Bescheinigung nicht mehr haben. Stattdessen übermitteln die Arztpraxen die Daten direkt an die Krankenkassen, und Sie als Arbeitgeber rufen diese Daten bei der jeweiligen Krankenkasse ab. Dies vereinfacht den Prozess erheblich, entbindet Ihre Mitarbeiter aber nicht von der Pflicht, sich unverzüglich krankzumelden. Die unverzügliche Krankmeldung – in der Regel am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit und vor Arbeitsbeginn – ist weiterhin essenziell. Auch wenn keine eAU vorliegt, muss der Mitarbeiter Sie über seine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren.

Die Nachweispflicht beginnt in der Regel am dritten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter spätestens an diesem Tag eine ärztliche Bescheinigung über seine Arbeitsunfähigkeit vorlegen muss. Sie als Arbeitgeber haben jedoch das Recht, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung bereits ab dem ersten Tag zu verlangen. Dieses Recht sollten Sie in Ihrem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung klar kommunizieren. Eine einseitige Anordnung im Krankheitsfall ist ebenfalls möglich, sollte aber die Ausnahme bleiben.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Als Arbeitgeber sind Sie gemäß § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) verpflichtet, Ihren Mitarbeitern im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen lang das Arbeitsentgelt fortzuzahlen. Voraussetzung hierfür ist, dass das Arbeitsverhältnis bereits vier Wochen ununterbrochen besteht. Die Höhe der Entgeltfortzahlung entspricht dem regulären Arbeitsentgelt, das der Mitarbeiter ohne die Arbeitsunfähigkeit erhalten hätte. Dies umfasst nicht nur das Grundgehalt, sondern auch Zuschläge, Provisionen und Sachbezüge, sofern diese regelmäßig gezahlt werden. Nach Ablauf der sechs Wochen erhält der Mitarbeiter in der Regel Krankengeld von seiner Krankenkasse. Für Kleinbetriebe (bis zu 30 Mitarbeiter) gibt es die Möglichkeit, sich die Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung über das Umlageverfahren U1 von der Krankenkasse erstatten zu lassen.

Auffälligkeiten bei Kurzerkrankungen und Handlungsempfehlungen

Besondere Aufmerksamkeit verdienen häufige Kurzerkrankungen, insbesondere wenn diese immer wieder an bestimmten Wochentagen oder im Zusammenhang mit Urlaubswünschen auftreten. Solche Muster können ein Indiz für Arbeitsunfähigkeit vortäuschende Mitarbeiter sein. Hier ist ein strukturiertes Vorgehen gefragt:

1. Dokumentation: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Fehlzeiten, Dauer und Häufigkeit der Erkrankungen. Achten Sie auf Muster, z.B. wiederholte Krankmeldungen an Montagen oder Freitagen.
2. Mitarbeitergespräch: Suchen Sie das persönliche Gespräch mit dem betroffenen Mitarbeiter. Äußern Sie Ihre Beobachtungen sachlich und fragen Sie nach den Gründen. Bieten Sie Unterstützung an, z.B. durch ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), falls die Fehlzeiten auf gesundheitliche Probleme zurückzuführen sind. Das BEM ist ab sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres verpflichtend.
3. Ärztliche Untersuchung: Bei begründeten Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit können Sie den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) einschalten. Dies ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich und erfordert eine plausible Begründung gegenüber der Krankenkasse. Die bloße Häufung von Kurzerkrankungen reicht hierfür in der Regel nicht aus.
4. Abmahnung/Kündigung: Sollten sich die Zweifel erhärten und der Mitarbeiter seine Pflichten (z.B. Krankmeldung) wiederholt verletzen oder die Arbeitsunfähigkeit nachweislich vorgetäuscht sein, können arbeitsrechtliche Schritte bis hin zur Kündigung in Betracht gezogen werden. Dies erfordert jedoch eine sorgfältige juristische Prüfung und belastbare Beweise.

Praxis-Tipp: Führen Sie regelmäßig Fehlzeitenanalysen durch. Identifizieren Sie frühzeitig Mitarbeiter mit auffällig hohen oder häufigen Kurzerkrankungen. Ein offenes, aber bestimmtes Mitarbeitergespräch kann oft schon Klarheit schaffen und Missverständnisse beseitigen. Scheuen Sie sich nicht, auch die Möglichkeit der ärztlichen Untersuchung durch den MDK zu prüfen, wenn die Indizien erdrückend sind.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.