Homeoffice und mobiles Arbeiten: Regelungen, die wirklich funktionieren

Die Diskussion um Homeoffice und Präsenztage ist in vielen mittelständischen Unternehmen längst emotional aufgeladen. Auf der einen Seite fordern Fachkräfte flexible Arbeitsorte als Selbstverständlichkeit, auf der anderen Seite sorgen sich Geschäftsführer um Unternehmenskultur, Zusammenarbeit und Produktivität. Rechtlich gesehen herrscht oft Wildwuchs: Mündliche Zusagen aus der Pandemiezeit oder formlose E-Mail-Absprachen prägen noch immer den Alltag. Das birgt erhebliche Risiken – von unklaren Haftungsfragen bis hin zu Problemen bei der Rückkehr ins Büro. Um als Arbeitgeber die Kontrolle zu behalten, braucht es klare, rechtssichere Leitplanken.

Die Zusatzvereinbarung als Basis

Ein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht in Deutschland nach wie vor nicht. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern mobiles Arbeiten oder Homeoffice ermöglichen, sollte das niemals per Handschlag oder formloser E-Mail geschehen. Schließen Sie stets eine schriftliche Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.

In dieser Vereinbarung trennen Sie am besten sauber zwischen klassischer Telearbeit (ein fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz in der Privatwohnung mit strengen Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung) und mobilem Arbeiten (flexibles Arbeiten an wechselnden Orten wie der eigenen Wohnung). Für den Mittelstand ist das mobile Arbeiten meist die unkompliziertere Variante, da hier der Aufwand für die Einrichtung des häuslichen Arbeitsplatzes geringer gehalten werden kann.

Arbeitsschutz, Datenschutz und Kosten

Auch außerhalb des Firmengebäudes bleiben Sie als Arbeitgeber in der Verantwortung. Das Arbeitsschutzgesetz gilt im Homeoffice uneingeschränkt. Praktisch bedeutet das: Sie müssen eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Das gelingt im Mittelstand am besten über standardisierte Selbstauskünfte der Mitarbeitenden zu ergonomischen Bedingungen und zur IT-Sicherheit zu Hause.

Beim Datenschutz lautet die Devise: Keine Kompromisse. Der Zugriff auf Unternehmens- und Kundendaten darf ausschließlich über gesicherte VPN-Verbindungen und verschlüsselte Endgeräte erfolgen. Halten Sie zudem fest, wer welche Arbeitsmittel (Laptop, Bildschirm, Headset) stellt und ob Kostenpauschalen gezahlt werden. Die steuerliche Homeoffice-Pauschale von maximal 1.260 Euro pro Jahr (6 Euro pro Tag) wird vom Arbeitnehmer direkt in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht und ist keine automatische Arbeitgeberpflicht, sollte in der Kommunikation aber sauber von Fahrtkosten (Pendlerpauschale) abgegrenzt werden.

Den Widerruf rechtssicher regeln

Verändern sich die geschäftlichen Anforderungen oder passt die Leistung im mobilen Arbeiten nicht, möchten viele Unternehmer die Option haben, den Mitarbeitenden wieder komplett in die Präsenz am Unternehmensstandort zu holen. Ein generelles Direktionsrecht, Homeoffice einseitig und jederzeit per Weisung zu entziehen, ist rechtlich riskant, wenn das Modell jahrelang fest etabliert war oder im Vertrag verankert wurde.

Nehmen Sie deshalb zwingend eine eindeutige Widerrufsklausel in die Zusatzvereinbarung auf. Bewährte Praxis sind sachliche Gründe für einen Widerruf (zum Beispiel wesentliche Änderungen der Arbeitsprozesse, Wegfall des Tätigkeitsbereichs oder dauerhafte Leistungs- und Kommunikationsdefizite) sowie eine angemessene Ankündigungsfrist von vier bis sechs Wochen.

Praxis-Tipp: Formulieren Sie Homeoffice-Regelungen nicht als unumstößliches Recht auf Ewigkeit, sondern vereinbaren Sie beispielsweise ein Kontingent von maximal zwei Tagen mobiler Arbeit pro Woche mit einer Kündbarkeit der Zusatzvereinbarung bei betrieblicher Notwendigkeit. So bewahren Sie sich die unternehmerische Flexibilität.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.