Externe Personalabteilung: Was sie kostet und wann sie sich rechnet

Wer im Mittelstand über eine eigene Personalabteilung nachdenkt, unterschätzt die tatsächlichen Kosten häufig erheblich. Neben dem Gehalt einer HR-Fachkraft – je nach Region und Qualifikation zwischen 55.000 und 85.000 Euro im Jahr – fallen Arbeitgeberanteile, Software-Lizenzen, Weiterbildung, Vertretungsregelungen und Rekrutierungskosten an. Realistisch betrachtet kostet eine einzelne interne HR-Vollzeitstelle ein Unternehmen schnell 90.000 bis 120.000 Euro pro Jahr. Und eine einzelne Person kann das gesamte Spektrum von Abrechnung über Arbeitsrecht bis Rekrutierung kaum in gleichbleibender Qualität abdecken.

Die ehrliche Vergleichsrechnung

Genau hier setzt das Modell der externen Personalabteilung an. Statt eine Stelle zu besetzen, kauft das Unternehmen den Zugriff auf ein eingespieltes Team von Spezialistinnen und Spezialisten – von der Personalsachbearbeitung über die Abrechnung bis zur Personalleitung auf Zeit (CHRO on demand). Die Abrechnung erfolgt transparent nach Mitarbeiterzahl. Ein Unternehmen mit 30 Beschäftigten zahlt bei GIANT-HR beispielsweise 3.540 Euro im Monat, also 118 Euro pro Kopf – rund 42.500 Euro im Jahr und damit weniger als die Hälfte einer internen Vollzeitstelle, bei deutlich breiterer fachlicher Abdeckung.

Wann sich welches Modell rechnet

Als Faustregel gilt: Bis etwa 50 Beschäftigte ist eine eigene HR-Vollzeitstelle selten ausgelastet und wirtschaftlich schwer zu rechtfertigen – hier erledigt HR-Arbeit oft die Geschäftsführung oder die Buchhaltung „nebenbei", mit entsprechenden Risiken bei Compliance und Qualität. Zwischen 50 und 150 Beschäftigten lohnt sich häufig ein Hybridmodell: eine interne Ansprechperson für das Tagesgeschäft, ergänzt um externe Spezialisten für Abrechnung, Rekrutierung und arbeitsrechtliche Fragen. Erst ab etwa 150 bis 200 Beschäftigten trägt sich ein mehrköpfiges internes HR-Team.

Entscheidend ist am Ende nicht allein der Kostenvergleich, sondern die Frage nach Qualität und Verfügbarkeit: Eine externe Personalabteilung ist nie krank, nie im Urlaub und bringt Erfahrungswissen aus vielen Mandaten mit. Dafür braucht sie klare Prozesse und eine gute Anbindung an die Geschäftsführung. Wer beides sicherstellt, bekommt professionelle Personalarbeit zu planbaren Kosten – und gewinnt als Geschäftsführung vor allem eines zurück: Zeit für das Kerngeschäft.

Praxis-Tipp: Lassen Sie sich vor einer Entscheidung immer eine Vollkostenrechnung Ihrer heutigen Personalarbeit erstellen – inklusive der Stunden, die Geschäftsführung und Buchhaltung heute „unsichtbar" für HR-Themen aufwenden. Diese Zahl überrascht fast jeden Unternehmer.