Arbeitszeiterfassung: Pflichten, Fristen und die typischen Fehler

Das Bundesarbeitsgericht hat bereits im September 2022 entschieden (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21): Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst wird – Beginn, Ende und Dauer. Diese Pflicht gilt unmittelbar und unabhängig davon, dass der Gesetzgeber die angekündigte Neuregelung des Arbeitszeitgesetzes weiterhin schuldig geblieben ist. Viele Mittelständler wiegen sich hier in falscher Sicherheit.

Was konkret gilt

Die Erfassungspflicht umfasst alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, auch im Homeoffice und bei Vertrauensarbeitszeit. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig – aber nur in der Ausgestaltung, dass Beschäftigte ihre Zeiten selbst dokumentieren und der Arbeitgeber ein funktionierendes System dafür bereitstellt und Verstöße gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten erkennen kann. Die Form ist bislang nicht zwingend elektronisch vorgeschrieben; eine Excel-Liste kann genügen, ist in der Praxis aber fehleranfällig und bei Prüfungen durch die Arbeitsschutzbehörde schwer zu verteidigen.

Die häufigsten Fehler in der Praxis

Aus unseren Mandaten kennen wir vor allem vier wiederkehrende Fehlerbilder. Erstens: Es wird nur die Anwesenheit erfasst, nicht die Arbeitszeit – Pausen werden pauschal abgezogen, obwohl sie nicht genommen wurden. Zweitens: Überstunden werden erfasst, aber weder ausgeglichen noch vergütet, was spätestens bei einer Kündigung zu teuren Nachforderungen führt, da Beschäftigte sich auf die Aufzeichnungen berufen können. Drittens: Führungskräfte werden ausgenommen, obwohl die BAG-Rechtsprechung nur echte leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG ausklammert – das sind deutlich weniger Personen, als die meisten Unternehmen glauben. Viertens: Das System existiert auf dem Papier, wird aber nicht gelebt; bei einer Kontrolle zählt jedoch die tatsächliche Praxis.

Was jetzt zu tun ist

Unsere Empfehlung für ein rechtssicheres Vorgehen in drei Schritten: Zunächst eine Bestandsaufnahme, welche Arbeitszeitmodelle im Unternehmen existieren und wie heute dokumentiert wird. Danach die Auswahl eines Systems, das zu Betriebsgröße und Arbeitsrealität passt – für die meisten Unternehmen zwischen 20 und 200 Beschäftigten ist eine digitale Lösung mit App-Erfassung die pragmatischste Wahl, oft integriert in bestehende HR-Software wie Personio. Abschließend eine klare Regelung in Form einer Arbeitszeitrichtlinie oder – bei vorhandenem Betriebsrat – einer Betriebsvereinbarung, ergänzt um eine kurze Schulung der Führungskräfte.

Wichtig: Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden, bei beharrlicher Wiederholung droht sogar Strafbarkeit. Die Arbeitszeiterfassung ist damit kein lästiges Verwaltungsthema, sondern ein echtes Compliance-Risiko der Geschäftsführung.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.